СРО «Союзпроект» успешно завершила внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС» версии 7.1 с дополнительным модулем «Поддержка юридически значимой ЭЦП». Установка и настройка системы были выполнены в соответствии с техническим заданием, обеспечивая заказчику надежные и эффективные инструменты для управления документацией.
Современные организации, особенно те, которые работают с проектной документацией, сталкиваются с необходимостью систематизации архивных данных, ускорения документооборота и обеспечения безопасности хранения документов. Внедрение системы «ЭТЛАС» позволило СРО «Союзпроект» оптимизировать процесс хранения и поиска документов, обеспечить юридическую значимость электронных документов посредством ЭЦП, автоматизировать процесс выдачи и учета оригиналов документов, создать структурированную систему доступа к архивным данным, повысить уровень безопасности документации и минимизировать использование бумажного документооборота, снижая издержки на печать и хранение бумаг.
Процесс внедрения включал в себя несколько ключевых этапов: проведение удаленного обследования существующего бумажного архива, анализ текущих процессов документооборота; консультации с заказчиком и заполнение опросных анкет для определения оптимальной конфигурации системы; создание и регистрация учетных записей пользователей; формирование групп пользователей с разграничением прав доступа; построение структуры электронного архива с учетом специфики работы организации. Кроме того, были настроены карточки документов, установлены автоматические правила нумерации и оптимизирован процесс размещения документов.
Электронный архив «ЭТЛАС» соответствует современным требованиям к цифровизации документации и обладает рядом преимуществ: независимость от зарубежных поставщиков ПО, полная совместимость с другими системами документооборота, гибкость в настройке структуры архива, поддержка юридически значимой ЭЦП и безопасность данных. Эти характеристики делают систему удобной для работы и способствуют ускорению бизнес-процессов.
После завершения установки и настройки системы сотрудники СРО «Союзпроект» получили удобный инструмент для работы с архивными документами. Электронный архив минимизировал риски потери данных, ускорил процесс поиска информации и повысил прозрачность документооборота. В дальнейшем возможна интеграция с другими информационными системами, а также расширение функционала за счет дополнительных модулей. Компания «Этлас-Софт» продолжает развивать свои решения для цифровизации документооборота и архивного хранения.